《胜运国际货运代理系统》是胜运公司集多年开发航运物流软件的经验,博采众多货代公司管理之长，应用先进的软件开发和数据库技术，设计开发的新一代货代业务操作系统。作为胜运航运系列软件之一，《胜运国际货运代理系统》既可与胜运船代、船公司、拖车、场站及报关等业务管理软件系统实现无缝对接，也可通过EDI数据交换的方式与其他船公司、船代、车队等软件系统进行数据交换。本公司具有专利产权的船代软件、货代软件、船公司软件、集装箱码头软件、集装箱堆场软件、报关行软件、集装箱陆运软件、仓储软件等产品在国内主要口岸的船代企业中被广泛应用。
一、 系统设计目标及特点
胜运国际海运货代管理系统是针对国际货代公司业务流程的各环节（如接受委托、订舱、拖货、制单、计费结算等）进行全过程的跟踪与管理，系统以业务操作及流程监控为主，辅以灵活方便的输入、输出手段，从而达到完善货代企业内部管理，规范工作流程，提高工作效率，增强企业竞争力的目标。《胜运国际货运代理系统》具有以下主要特点：
ü 跟踪每单业务的进展情况，根据货代业务特点，将其划分为几个阶段，以不同的颜色区分不同的阶段，使操作者一目了然。
ü 输入方式灵活快捷，大量使用代码，快捷键和缺省值，提供复制和批量修改功能，迅速输入业务数据。
ü 输出方式多样，可以报表、统计图等多种形式输出结果。
ü 实现基础工作的网络化，如网络传真等，提高无纸化办公的程度。
ü 提供EDI接口，实现与船公司、船代等业务相关单位的EDI数据交换。
ü 可以根据商用财务软件接口，定制接口程序，实现业务数据与财务软件无缝连接。
ü 任意条件的组合条件查询，真正实现了随心所欲的查询。
ü 系统安全性，用户密码加密存放，权限分配集中管理，系统管理员可根据岗位分配权限。
货代系统流程示意图
二、 功能及使用说明
1. 操作流程
2. 通用操作说明
在本子系统统中，有许多操作都是类似的，请仔细将下面这些操作掌握透彻，在以后的每个部分的操作中就不再详细说明了。
本系统的工具栏分两种。
一是系统主菜单下面的横向工具栏，如图2-1-1所示，它主要包括完成系统管理的几个功能和对应下面工作区打开的窗口自带功能按钮；
图2-1-1
二是进入子模块后左下方纵向工具栏（如图2-1-2所示）。
图2-1-2
它主要包括完成相应子模块具体操作的功能按钮；其中有时会分多个栏目，要想展开某个栏目只要单击工具栏中相应的栏目标题就可以了；如果在每个栏目中的图标按钮很多，以至于当前屏幕显示不完，此时在工具栏的右侧就会出现上下箭头按钮，单击上下箭头按钮就可以上下滚动显示屏幕，以便找到相应的功能按钮。单击某个功能按钮就可以入相应功能操作界面；也可任务栏中，点击鼠标右键，在弹出的菜单列表中选择小图标模式。
本系统的菜单也分两种，一是上面的系统主菜单，如图2-2-1所示；二是通过单击右键调出的右键菜单（如图2-2-2所示）；
图2-2-1
图2-2-2
主菜单在进入系统后一直显示在系统窗口的上面，并且可能会随着打开窗口的不同而变化；通过单击主菜单中菜单项，可以打开相应得子功能模块窗口；而右键菜单是通过单击右键调出的，通过右键菜单可以完成当前窗口信息的增加、删除、保存、打印、过滤、排序和另存等功能。
过滤就是就相当于筛选，操作步骤为：在要过滤的信息窗口中单击右键，弹出右键菜单后，单击其中的‘过滤’菜单项，或者直接单击上面工具栏中的‘过滤’按钮，系统弹出‘查询条件输入’窗口，如图2-3所示：
图2-3
进入此窗口中首先选择列名，也即字段名，然后选择运算符，最后输入或选择条件值；如果要设置多个过滤条件的话，再选择条件之间的逻辑关系，然后重复上面的步骤输入下面的条件内容即可；如果要清除某个查询条件，选中（即小手指向）要清除的条件后单击‘删除’按钮就可以了；所有查询条件设置完毕后，单击‘确定’返回信息主窗口，这时窗口中显示的信息就是符合刚才所有条件的信息了；
排序就是使当前窗口中的信息按一定的顺序排列；主要两种方式：一种是只按一个字段内容排序，直接在列表信息窗口中用鼠标单击要排序的列表题就可以了；第二种是设置多个排序列，其操作步骤为：在要排序的信息窗口中单击右键，弹出右键菜单后，单击其中的‘排序’菜单项，也可以直接单击上面工具栏中的‘排序’按钮，系统弹出排序方法设置窗口，如图2-4所示：
图2-4
进入此窗口后，首先选择要排序的列名（字段名），然后选择排序方式，如果选中升序，按所选字段内容进行升序排列，否则按所选字段内容进行降序排序；可以通过‘增加’或‘插入’按钮设置按多个排序字段内容排序，优先级是指排序依据的先后顺序，哪个字段的优先级低就先按那个字段排序。
所有排序设置全部完成后，单击‘确定’按钮返回主信息窗口，此时窗口中的信息就按照所设置的排序方式显示了。
另存为就是将当前窗口中显示的信息保存成其他格式（包括Word、 Excel、Txt等）的文件。操作步骤为：在要另存的信息窗口中单击右键，弹出右键菜单后，单击其中的‘另存为’菜单项，或者直接单击上面工具栏中的‘另存为’按钮，系统弹出‘选择输出文件名’窗口，如图2-5所示：
图2-5
在此窗口窗口中，首先选择要保存文件的文件夹，然后输入要保存成的文件名，选择要保存的文件类型（也即文件格式），最后单击‘保存’按钮就可以了；
打印就是将当前窗口的信息打印出来，操作步骤为：在要打印的信息窗口中单击右键，弹出右键菜单后，单击其中的‘打印’菜单项，系统弹出‘数据窗口打印设置’窗口，如图2-6所示：
图2-6
进入此窗口后，首先要确定本地或网络打印机处在联机可用状态，然后设置打印份数、缩放比例、页面范围、纸张大小等信息，设置完毕后单击确定就可以了。
本系统中在列表信息窗口中选中指定的行有以下三种方式：
1、 只选一行，用鼠标单击要选的行就可以了；
2、 选连续的多行，首先用鼠标单击要选的第一行，然后按住‘Shift’键部不放，用鼠标单击要选的最后一行，这样两行及其之间的所有行就都被选中了。
3、 选择不连续的多行，首先按住‘Ctrl’键，然后用鼠标依次单击要选择的行就可以了；
2.8 录入开窗选择
在本系统中，为了是用户输入方便，在某些字段的输入过程中提供了开窗选择的功能，操作步骤为：首先双击输入框，然后，系统就会弹出相应的帮助信息窗口，如图2-7所示：
图2-7
该窗口是为了让用户快速查找数据用的，用户只要选择查找列名和列值左边包含的数据，就会快速的查找出所要的信息，找到后双击该信息所在行就可以了。
3. 系统功能简介
运行系统程序，首先进入如图3-1所示的系统登录窗口。
图3-1
在此窗口中输入用户代码和用户口令，如果输入的用户代码或口令不正确，系统将会‘非法用户’或者‘非法口令’的提示信息，重新输入正确的用户代码和口令后，单击‘确定’或者直接敲回车键就可以进入管理系统了，系统主界面如图3-2所示；
系统主要包括四大功能模块
1、数据字典：客户资料及基础代码信息等
2、业务台帐：货代业务操作模块
3、计费管理：计费与结算模块
4、查询统计：业务查询统计及分析模块
系统所有模块功能，须经系统管理员授权后方可使用。
3.1 数据字典及客户资料
数据字典主要包括客户资料及常用代码信息
3.1.1 客户资料：记录客户的基础信息。业务员揽到客户后，客户信息交由商务部门负责统一维护。每个客户在系统里都授以相应的管理人，即业务员。
客户资料可以多种形式进行查询：
3.1.2 代码信息：提供基础代码信息的维护及查询等功能
3.1.3 报表格式设置：用户可自定义报表及单证格式，如十联单、提单等。
3.1.4 系统参数设置：设置公司的基本信息。
3.1.5 用户及权限设置：系统设置用户及角色，每个用户都分配相应的角色，系统功能按角色进行授权。
A. 设置用户：
B、设置角色
C、设置权限：
3.2 业务台帐及操作
业务台帐模块主要完成货代基本操作业务，接受委托、订舱、派车、装箱及制单等业务操作均在此模块内进行，该模块与计费结算模块是整个货代业务系统的核心。以下主要以海运出口整箱操作为例，对业务台帐模块功能进行说明。
3.2.1委托业务操作
业务操作窗口包括台帐及操作两部分。
l 右边的台帐列表显示指定时间范围内的所有委托单的主要内容，以不同颜色区分委托单的状态，提供点击排序功能，用户可通过鼠标点击列表标题实现排序目的，并可多票选择委托单，一起制作单据；双击某委托单可快速切换到订舱委托页面，进行修改。点击增加、删除按钮可进行相应操作，按钮应提供快捷键。
l 左边的操作功能列表，主要有托单录入（包括托单EDI解包）、订舱（包括生成、发送订舱EDI文件）、装箱、特价处理、分合票操作、换船（改配）、退关处理等。
为了提高操作效率，我们将货代主要主要的单证操作集成在一工作窗口内：
3.2.1.1 托单信息录入：
根据托单录入客户的委托信息，系统自动生成委托业务编号（即货代业务号），托单信息见上图。
3.2.1.2 订舱：
点击订舱按扭，系统会自动弹出航次列表，操作员可在航次列表中增加新航次，选定订舱航次后，航次即可在订舱信息里面显示，据此可制作S/O等文件及生成订舱EDI报文等。
3.2.1.2 做箱：主要是指场外装箱的派车及场内装箱的进仓（入货）操作。
录入派车或进舱信息后，即可制作派车通知单、进舱通知单等文件（在单证制作部分会详细描述）
3.2.1.3 装箱信息：
采用多记录输入方式，自动检查箱号标准，检查箱重限制，使用缺省输入设置，如设定箱号保留位数，缺省箱型、尺码等。
3.2.1.4 涨尺信息：记录涨尺信息，用以制作涨尺通知等。
3.2.1.5 文件信息：记录客户文件（如核销单等）的送交及退还情况，并根据业务情况对退还进行控制。
3.2.1.6 签单信息：
3.2.1.6 代理单：
系统提供代理单功能，选中出代理单的复选框，系统会出现代理单信息录入页面：
3.2.2.费用操作：
3.2.2.1费用登记
费用登记操作，可以在上图业务台帐操作主窗口内，选择左恻操作功能项进行，也可在委托信息编辑窗口内点击‘计费’按钮进行操作
计费功能窗口如下：
每笔费用的状态会用不同颜色来区别，如应收已核销、应付已核销、收付全核销等，费用的状态是根据商务收费情况自动加注的。登记费用后，在业务台帐列表上，费用审核一栏会标识为‘费用已录’。
3.2.2.2申请审核：费用登记完成后，业务操作通过‘审核申请’操作提交给商务审核，费用审核一栏会标识为‘申请审核’。当商务在系统里审核通过后，在业务台帐列表上，费用审核一栏会标识为‘审核通过’。
3.2.2.3费用结算表（DEBIT NOTE）制作：输入应收费用后，即可从系统里生成费单（DEBIT NOT），交客户确认。
3.2.3.单证管理：主要完成货代制单的工作。
3.2.3.1.自定义格式的单证制作
托单、十联单、提单等单证由用户可自行定义格式，设置采用图形化界面，屏幕可以加载单证的图片，用户可简单地用鼠标拖动任一项内容到相应位置，任意扩大缩小长度、高度，可根据实际需要增减内容，所见即所得。并可根据需要设定是否打印背景图片（若套打，则不需打印背景图片）。
进出自定义格式的单证制作功能窗口口，用户可以根据所需，选择相应的单证格式，制作单证。
例图：
3.2.3.1.其他文件及单证制作：
文件及单证制作可以根据客户的实际需要增加或调整，在此不做详细介绍。
图例：
做箱通知（派车通知）
申请电放委托书
单据清单
3.3 计费与结算
计费管理模块是货代系统的核心模块之一，功能主要包括计费审核、应收应付费管理、发票管理、核销管理、费用统计等。
3.3.1 审核
3.3.1.1 费用审核：
对业务提请审核的费用信息进行审核，审核人员对照业务资料对费用进行审核，审核通过后，所有已审费用将被锁定，在没有授权解锁的情况下，锁定的费用信息将不能修改，确保费用信息的安全性。
3.3.1.2应收对帐
应收对帐功能主要是生成对帐单以及与客户的对帐确认。设置对帐期间（时间段），通过过滤功能可以筛选出对不同客户的应收费用，生成对帐单，对帐单号由系统自动产生。通过系统产生的对帐单与客户对帐单的对比，进行应收对帐的确认。
3.3.1.3应付对帐
应付对帐功能主要是生成对帐单以及与供应商的对帐确认。设置对帐期间（时间段），通过过滤功能可以筛选出应付不同供应商的费用，生成对帐单，对帐单号由系统自动产生。通过系统产生的对帐单与供应商对帐单的对比，进行应付对帐确认。
3.3.1.4放单许可：根据客户交费等情况，确定是否可以放单给客户，若可以，执行放单许可操作，业务操作人员即可在系统中看到放单许可信息，该操作主要用于业务流程控制。
3.3.1.5取消放单许可：该操作是放单许可的反操作。
3.3.1.6红冲：费用审核出现多收客户费用的情况，可以由商务计审人员确定是否采用红冲的方式，退回多收的费用。
3.3.1.7退关审核：审核退关业务的费用情况。
3.3.2 费用报表：
3.3.2.1应收费用对帐单：
3.3.2.2应付费用对帐单：
3.3.2.3出货量统计表
3.3.3 发票管理
3.3.3.1 应开发票查询：查询应开发票的费用
3.3.3.2 手工开发票：手工输入发票信息并打印发票
3.3.3.3 自动开发票：根据业务数据自动生成发票。
3.3.3.4已开发票未到帐查询：
3.3.4 运费核算
3.3.4.1 催帐单（对帐单）
3.3.4.2 应收款统计表
3.3.4.3 付款统计表
3.3.4.4货利润统计表
3.3.4.5业务员业绩统计
3.3.4.6部门业务统计
3.3.4.7收款自定义查询
3.3.5 收、付核销
3.3.5.1 收款核销：应收帐款处理与应付类似，可根据时间范围打印出所有货主的欠款清单，也可打印指定货主的欠款清单，向货主催收欠款，款到后，财务人员在列出的应收款上核销，同时出具货代发票，完成收款操作。
3.3.5.2 付款核销：收到船公司或其他相关单位的帐单，输入该单位的代码，将该单位所有未付帐单列出，对照帐单在列出的费用上打勾确认，系统自动累加金额，即可完成付款操作。按要求制作付款清单。
付款清单
3.4 查询与统计
3.4.1 业务统计
3.4.1.1 接单统计
3.4.1.2订舱统计
3.4.1.3分类统计：
如客户统计：
业务员统计：
航线统计：
3.4.1.4 业务箱量统计
3.4.2数据查询
固定条件查询：
3.4.3运费统计查询：如前所述，不再重复介绍。
3.4.4业务员业绩查询：如前所述，不再重复介绍。
3.5其他
3.5.1 EDI接口
生成和接收电子订舱等EDI报文，实现与船公司和相关单位的电子数据交换，支持港航EDI平文件、UN EDIFACT、XML及用户自定义标准。
3.5.2财务接口：可通过接口与财务软件连接，实现财务与业务共享数据的目的（财务接口不包含在本套软件功能范围内，可根据用户需求定制）。
3.5.3传真接口：
系统产生的任意一种单证或报表都可直接从电脑传真到客户的传真机上，提高无纸化办公的程度。
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